Maison d’opéra fédérale au sein de la capitale de l’Europe

LA MONNAIE DE MUNT

Déclaration de confidentialité RH

En fournissant vos données à caractère personnel dans le cadre d’une procédure de recrutement ou d’une candidature spontanée, vous donnez l’autorisation expresse à la Monnaie, le responsable du traitement, de traiter ces données conformément aux dispositions de la loi belge du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel et du règlement européen relatif à la protection des données à caractère personnel du 27 avril 2016.

Lorsque vous entrez au service de la Monnaie, cette dernière est tenue de traiter un certain nombre de vos données à caractère personnel dans le cadre des obligations légales lui incombant en tant qu’employeur, ou dans le cadre de l’exécution d’un contrat, ou dans le cadre de l’intérêt légitime tel que décrit dans le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD, ou en anglais GDPR – General Data Protection Regulation), ou Règlement (UE) 2016/679.

La Monnaie veut vous informer en toute transparence de la façon dont nous traitons vos données à caractère personnel. Si, après avoir pris connaissance de cette déclaration de confidentialité, vous avez des questions à ce sujet, n'hésitez pas à nous contacter :

La Monnaie
Data Protection Officer rue Léopold 23
1000 Bruxelles privacy@lamonnaie.be
+32 (0)2 229 13 55

1.Catégories de personnes concernées et de données à caractère personnel traitées
1) Candidats

Lorsque vous posez votre candidature à la Monnaie, nous vous demandons de fournir au minimum les données suivantes :

  • Nom
  • Données de contact (GSM, adresse e-mail, etc.)
  • CV
  • Lettre de motivation

Par ailleurs, pendant la procédure de recrutement, la Monnaie peut éventuellement traiter les données suivantes que vous avez communiquées :

  • Toutes les données à caractère personnel complémentaires fournies par le candidat dans les documents donnés (CV, lettre de motivation), ou qui sont communiquées pendant l’entretien d’embauche, telles que : données physiques, données personnelles (habitudes de vie, situation familiale), données professionnelles (CV, formation, distinctions)
  • Données financières ou économiques : enveloppe salariale

Les données des candidats engagés font partie du dossier du personnel (voir chapitre 2 Collaborateurs). Les données de candidats non retenus peuvent être enregistrées dans la réserve de recrutement. Les données sont effacées de la réserve de recrutement à la fin de l’année suivant l’année civile de la procédure de recrutement.

2) Collaborateurs du Théâtre Royal de la Monnaie

Sont considérés ici : tous les membres du personnel fixes et temporaires de la Monnaie, artistes (y compris de manière non-exhaustive les solistes, musiciens, artistes du chœur, figurants, danseurs) et indépendants, volontaires et stagiaires avec qui la Monnaie a un contrat de travail ou un contrat de prestation de services.

Si vous êtes ou devenez collaborateur à la Monnaie, nous vous demandons de fournir au minimum les catégories de données suivantes :

  • Données d’identification telles que nom, sexe, adresse, données de contact, date de naissance, lieu de naissance, numéro de registre national :
  • (Uniquement dans des cas spécifiques) Preuve d’identité :
    • Copie de la carte d’identité / du passeport / du permis de séjour
  • Données physiques, y compris les tailles (collecte indirect possible)
  • Données personnelles :
  • Données professionnelles
  • Données bancaires

Par ailleurs, la Monnaie peut traiter les catégories de données suivantes pendant votre carrière à la Monnaie :

  • Toutes les données précitées, y compris les modifications éventuelles à ces données
  • Données de santé
  • Données financières
  • Données personnelles
  • Données physiques
  • Données professionnelles
  • En cas d’utilisation de l’infrastructure IT de la Monnaie (ordinateur portable/de bureau, GSM, etc.)
  • Données d’identification (nom, appareil, adresse IP, horodatage)
  • Connexions Internet pseudonymisées (sites internet consultés)

L’information sauvegardée localement (cookies, historique web, documents que vous conservez sur votre appareil) relève des paramètres utilisateurs de l’appareil même et ne font pas partie de cette politique. Toutes les données que vous conservez localement sur les appareils sont effacées après remise de l’appareil au service IT.

2. Objectifs du traitement de vos données à caractère personnel

La Monnaie traite vos données à caractère personnel aux fins suivantes :

  1. Projets RH, recrutement & formation
    • Recrutements
    • Talent Development (formation, développement professionnel et gestion de carrière)
    • Gestion de processus de feed-back
    • Gestion de fonction
  2. Administration des salaires et du personnel
    • Gestion et traitement de dossiers du personnel
    • Administration des salaires et suivi du budget
    • Développement de carrière : développement professionnel et croissance
    • Politique du personnel
    • Prévention (sécurité et bien-être)
  3. Exécution de la mission de la Monnaie
    1. La création et l’exécution de représentations lyriques en Belgique et à l’étranger
    2. Le soutien de l’exécution de la mission de la Monnaie, et plus précisément la fourniture d’une infrastructure IT à jour et d'outils :
      • Accès aux serveurs et au réseau
      • Accès aux outils de collaboration
      • Mise à disposition de téléphonie et ordinateur, imprimantes
      • Helpdesk
         
3. Bases juridiques pour le traitement de vos données à caractère personnel
1) Contrat

Dès qu’il existe une relation contractuelle entre des parties, le traitement de vos données à caractère personnel se fera sur la base juridique d’exécution d’un contrat, par exemple :

  • Dans le cadre de la gestion et du traitement des dossiers du personnel
  • Dans le cadre de l’administration des salaires et du suivi du budget
     
2) Obligation légale

Par ailleurs, la Monnaie peut traiter vos données afin de répondre aux obligations légales lui incombant à l’égard de ses collaborateurs, par exemple :

  • Dans le cadre de la gestion et du traitement des dossiers du personnel
  • Dans le cadre de l’administration des salaires et du suivi du budget
  • Dans le cadre du bien-être et/ou de la réintégration après une maladie de longue durée
     
3) Intérêt légitime

Le RGPD stipule que nous pouvons traiter vos données lorsque cela s'avère « nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel », par exemple :

  • Pour établir, suivre et gérer les budgets du personnel
  • Pour analyser un certain nombre de KPI en vue d’améliorer la politique du personnel
  • Dans le cadre de la réserve de recrutement
  • Dans le cadre de la gestion des processus de feed-back
  • Dans le cadre de la gestion de fonction
  • Dans le cadre des formations et du développement professionnel et de la gestion de carrière (Talent Development)
  • Dans le cadre de missions en Belgique et à l’étranger de ses (anciens) collaborateurs
  • Dans le cadre de l’analyse de données en vue d’exécuter et de contrôler la politique du personnel
  • Dans le cadre de la mise à la disposition d’une infrastructure IT à jour et d'outils
     
4) Consentement

Lorsque vous nous avez fourni vos données via notre site emploi ou par e-mail (ou par courrier) afin de poser votre candidature à un poste vacant, ou si vous introduisez une candidature spontanée, vous donnez votre consentement au traitement de ces données dans le cadre d’une procédure de recrutement existante ou dans le cadre d’éventuelles opportunités futures.

Dès que vous avez des chances considérables de décrocher un poste, il est possible que la Monnaie veuille contrôler l’information que vous avez fournie afin de confirmer vos références et qualifications, pour autant que cela soit approprié et conforme à la législation.

Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment par un simple message à jobs@lamonnaie.be

5) Intérêt vital de la personne concernée

Il est possible qu’un collaborateur de la Monnaie ait laissé les données de contact (numéro de téléphone et relation avec la personne concernée) d’une personne de contact à contacter en cas d’urgence. Les données seront uniquement et exceptionnellement utilisées pour prendre contact dans le cadre de l’intérêt vital de la personne concernée.

6) Autres raisons

Lorsque le traitement est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice, ou chaque fois que des juridictions agissent dans le cadre de leur fonction juridictionnelle, la Monnaie peut traiter vos données à caractère personnel là où c’est approprié, si cela est conforme à la législation et aux prescriptions.

4. Comment collectons-nous les données à caractère personnel ?

La Monnaie collecte les données à caractère personnel directement auprès de la personne concernée elle-même, ou via des tiers. Lorsque la Monnaie collecte des données à caractère personnel auprès de la personne concernée elle-même, cela signifie que vous avez fourni vous-même les informations :

  1. Directement auprès de la personne concernée
    • Via la fiche d’identité qui a été complétée par la personne concernée
    • Via des communications spontanées de la personne concernée, par e- mail ou oralement
    • Via la candidature par e-mail, via le site internet ou par courrier
    • Via des questionnaires et tests
    • Via l’utilisation du matériel et des logiciels mis à la disposition
  2. Pas directement auprès de la personne concernée :
    • Via un relevé
    • Via le dirigeant
    • Via le fournisseur Insights Benelux sur la base des réponses que vous avez fournies
    • Via des tiers (p. ex. : en cas de saisie sur salaire)
    • Exceptionnel : via d’autres maisons d’opéra(tailles)
       
5. Où vos données sont-elles conservées et comment sont-elles protégées ?

Le THÉÂTRE ROYAL DE LA MONNAIE s’engage à prendre les mesures organisationnelles et techniques adéquates afin de protéger vos données à caractère personnel contre les violations de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée de données transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données.

Les travailleurs du THÉÂTRE ROYAL DE LA MONNAIE, qui traitent vos données à caractère personnel au nom du THÉÂTRE ROYAL DE LA MONNAIE, sont tenus à la confidentialité.

6. Qui a accès à vos données ?

Lorsque cela s'avère approprié et conforme à la législation et aux prescriptions locales, il est possible que nous partagions vos données à caractère personnel avec les catégories suivantes de sous-traitants ou de tiers :

  • Autorités fiscales, d’audit ou autres ;
  • Administration communale ;
  • Banques et compagnies d’assurances, mutualités ;
  • Sous-traitants tels que prestataires de services qui exécutent des fonctions pour notre compte ;
    • Tels que fournisseurs de logiciels
    • Consultants RH
  • Tiers tels que fournisseurs IT et fournisseurs de stockage de documents ;
  • Autres responsables de traitement tels que d’autres établissements culturels (purement et simplement dans le cadre de la préparation de productions d’opéra). Vous pouvez vous y opposer.

Nous nous engageons à ce que vos données soient stockées et transmises de manière sûre. Nous ne transmettrons dès lors des données en dehors de l’Espace économique européen (c.-à-d. les États membres de l’Union européenne avec la Norvège, l’Islande et le Liechtenstein) que si c'est conforme à la législation sur la protection des données et que la méthode de transmission offre des garanties adéquates concernant vos données, par exemple par un contrat en matière de transmission de données dans lequel sont reprises les dispositions contractuelles standard, telles qu’adoptées par la Commission européenne pour la transmission de données à caractère personnel par des responsables du traitement dans l’EEE à des responsables du traitement et sous-traitants dans des juridictions sans lois adaptées sur la protection des données.

7. Combien de temps conservons-nous vos données ?
1) Candidats

Le CV des candidats non choisis est conservé pendant 4 semaines, à compter de la fin du processus de recrutement.

Les données de contact et le profil de fonction de candidats non choisis sont conservés dans la réserve de recrutement pendant 4 ans, à compter de la fin du processus de recrutement.

Les données de candidats qui deviennent collaborateurs de la Monnaie sont conservées dans le dossier du personnel (voir : collaborateurs)

2) Collaborateurs

Les données à caractère personnel de collaborateurs de la Monnaie sont conservées jusqu’à maximum deux ans après avoir atteint l’âge de la pension (sauf en cas de contestation, dans ce cas le délai peut être prolongé pour autant que ce soit nécessaire pour parvenir à une décision).

Pour certains traitements ponctuels qui ne font pas partie du dossier du personnel, des délais plus courts peuvent s’appliquer.

Vos données à caractère personnel sont conservées conformément à la législation spécifique, ainsi qu’aux délais de prescription qui nous obligent à conserver vos données à caractère personnel plus longtemps.

8. Quels sont vos droits ?
  1. Droit d’opposition : ce droit vous permet de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour nos intérêts légitimes, pour nous permettre d’exécuter une tâche d’intérêt public ou une tâche dans le cadre de l’exercice de l’autorité publique, pour l’envoi de matériel de marketing direct et à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques.
     
  2. Droit de retrait du consentement : Si nous avons obtenu votre consentement pour le traitement de vos données à caractère personnel pour certaines activités, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment et nous cesserons d’exercer l’activité à laquelle vous aviez consenti, sauf si nous considérons qu’il existe une autre raison justifiant la poursuite du traitement de vos données à cette fin. Auquel cas, nous vous informerons de cette condition.
     
  3. Demande d’accès de la personne concernée aux données : vous pouvez à tout moment nous demander de confirmer les informations que nous détenons vous concernant et vous pouvez nous demander de modifier, de mettre à jour ou de supprimer ces informations. Il est possible que nous vous demandions de vérifier votre identité.
     
  4. Droit à l’effacement : Dans certaines circonstances, vous avez le droit de nous demander d’effacer vos données à caractère personnel :
    • Les données ne sont plus nécessaires pour poursuivre les finalités pour lesquelles nous les avions initialement collectées et/ou traitées ;
    • Lorsque vous avez donné auparavant votre consentement au traitement de vos données et que vous l’avez retiré et qu’il n’existe aucune autre raison valable pour nous de poursuivre le traitement ;
    • Les données ont été traitées de manière illicite (c.-à-d. en violation du RGPD) ;
    • Il est nécessaire d’effacer les données pour pouvoir nous conformer aux obligations légales en tant que responsable du traitement ;
    • Si nous traitons les données parce que nous estimons que cela est nécessaire pour nos intérêts légitimes, que vous vous opposez au traitement de vos données et que nous ne sommes pas à même de démontrer qu’il existe un motif légitime impérieux pour poursuivre le traitement.

      Nous avons uniquement le droit de refuser de répondre à votre demande pour l’une des raisons suivantes :
      1. Pour exercer le droit à la liberté d’expression et d'information ;
      2. Pour respecter des obligations légales en vue de remplir soit une mission d’intérêt public soit une mission relevant de l’exercice de l’autorité publique ;
      3. Pour des raisons de santé publique dans l’intérêt public ;
      4. À des fins d’archives, de recherche ou de statistiques ;
      5. Pour exercer ou défendre un droit en justice.
         
  5. Le droit à la limitation du traitement : Dans certaines circonstances, vous avez le droit de nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel. Les circonstances dans lesquelles vous avez le droit de nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel sont les suivantes :
    • Lorsque vous contestez l’exactitude des données à caractère personnel que nous traitons vous concernant. Dans ce cas, le traitement de vos données à caractère personnel sera limité pendant la période de vérification de l’exactitude de vos données ;
    • Lorsque vous vous opposez à notre traitement de vos données à caractère personnel pour nos intérêts légitimes. Dans ce cas, vous pouvez demander que les données soient limitées pendant que nous vérifions nos motifs de traitement de vos données à caractère personnel ;
    • Lorsque le traitement de vos données est illicite, mais que vous préférez simplement limiter notre traitement plutôt que de faire effacer entièrement vos données ;
    • Lorsque nous n’avons plus besoin de traiter vos données à caractère personnel mais que vous avez besoin de ces données pour formuler, exercer ou défendre des droits en justice.
    • Si nous avons partagé ces données à caractère personnel avec des tiers, nous les informerons des limitations de traitement, sauf si cela se révèle impossible ou implique des efforts disproportionnés.
       
  6. Droit de rectification : Vous avez également le droit de nous demander de rectifier des données à caractère personnel inexactes ou incomplètes que nous détenons vous concernant. Si nous avons partagé ces données à caractère personnel avec des sous-traitants, nous les informerons de la rectification, sauf si cela se révèle impossible ou implique des efforts disproportionnés.
    Il est important que les informations personnelles que nous traitons vous concernant soient précises et actuelles. Veuillez nous tenir au courant des modifications éventuelles.
     
  7. Droit de portabilité des données : Vous avez le droit de transférer vos données à caractère personnel d’un responsable du traitement à un autre. Afin que vous puissiez le faire, nous vous communiquerons les données dans un format lisible par machine couramment utilisé, protégé par un mot de passe, de sorte que vous puissiez transmettre les données sur une autre plate-forme en ligne. Ce droit de portabilité des données s’applique aux données suivantes :
    • Données à caractère personnel que nous traitons automatiquement (c.-à-d. sans intervention humaine) ;
    • Données à caractère personnel que vous nous avez fournies ;
       
  8. Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle : Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de votre autorité de contrôle locale. 

Si vous voulez exercer ces droits, ou que vous voulez retirer votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez envoyer un e-mail à privacy@lamonnaie.be

9. COMMENT NOUS CONTACTER ?

Si vous avez des questions, des remarques ou des réclamations à propos de cette Déclaration de confidentialité et de la manière dont le THÉÂTRE ROYAL DE LA MONNAIE enregistre, utilise et traite vos données, vous pouvez les formuler

  • par e-mail à privacy@lamonnaie.be
  • ou en envoyant un courrier au :
    Théâtre Royal de la Monnaie Data Protection Officer
    rue Léopold 23
    1000 Bruxelles

LE THÉÂTRE ROYAL DE LA MONNAIE vous communiquera dans les plus brefs délais et en tout cas dans le mois suivant la réception de la demande, la suite donnée à votre demande par le THÉÂTRE ROYAL DE LA MONNAIE :

  • Acceptation de la demande
  • Impossibilité de vous communiquer la suite donnée à votre demande dans le mois en raison de la complexité de la demande.
  • Refus de la demande et possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle ou d’introduire un recours auprès du tribunal.
  • La nécessité d’information complémentaire en cas de doute à propos de l’identité du demandeur. Les demandes sont en principe acceptées sans frais par le THÉÂTRE ROYAL DE LA MONNAIE sauf si votre demande est manifestement infondée ou excessive, notamment en raison du caractère répétitif. Dans ce cas, le THÉÂTRE ROYAL DE LA MONNAIE peut facturer des frais administratifs raisonnables ou refuser la demande.
     

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité belge de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Tél. +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail : commission@privacycommission.be.

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